Personal Efficiency and Managing Meetings培訓

了解自我與他人

• 理解當我們邀請他人參加會議時，強加了我們的優先事項列表給他們
• 是什麼讓我們以特定方式行事？
• 我們是否意識到自身行為對他人的影響：他們總是按照我們希望的方式以及應有的方式做出反應嗎？如果不是，為什麼不是呢……？

會議管理流程

• 為什麼需要開會；有什麼替代方案；是否有更優越的替代方案？
• 召開、管理及準備會議的流程：
  • 制定有意義的議程，涵蓋會議目標、要討論的主題及建議時間
  • 僅邀請合適的人參加——不加其他人
  • 管理會議：僅允許相關發言（但需謹慎區分相關與無關內容）；遵守議程；控制時間
  • 產生輸出成果：不一定是詳細紀錄，但至少要有行動要點
  • 安排後續會議

出席會議

• 我真的需要參加所有受邀的會議嗎？
• 我如何決定是否參加會議？
• 我拒絕出席的理由有哪些？
• 在會議期間，我可以利用與與會者、討論主題及時間相關的其他事項做什麼？

其他個人效率與時間管理問題

• 設定目標——個人與專業目標——並堅持執行
• 工作優先次序
  • 我如何決定需要做什麼？
  • 我如何對這些活動進行優先排序？
• 員工強加的時間：是我的員工和同事在為我工作，還是我在為他們工作……？
• 時間竊賊：還有什麼偷走了我的時間，我能做什麼來應對？
  • 電子郵件
  • 電話通話
  • 非預期的中斷
  • 替代活動：拖延症……
  • 其他事項……
• 有效授權
• 堅決性：尋求妥協；學習有效地說「不」