Personal Efficiency and Managing Meetings培訓

認識自我與他人

• 理解我們要求他人出席會議，即是強加給他們我們的優先事項清單
• 是什麼塑造了我們的行为模式？
• 我們是否意識到自己的行為如何影響他人：他們總是如我們所期望或應有的方式回應嗎？如果不是，原因為何……？

會議管理流程

• 為何會議是必要的？有哪些替代方案？其中是否有更佳選擇？
• 召集、管理與準備會議的流程：
  • 制定有意義的議程，涵蓋會議目標、討論主題及建議時間安排
  • 僅邀請合適的人員——不邀无关者
  • 控管會議：允許僅與主題相關的發言（但需謹慎區分相關與不相關內容）；遵循議程；遵守時間
  • 產出成果：未必是詳細紀錄，但至少需包含行動項目
  • 安排後續會議

出席會議的決策

• 我是否需要出席所有受邀的會議？
• 如何決定是否出席特定會議？
• 拒絕出席的合理理由有哪些？
• 在會議期間，針對與會者、討論主題及時間安排，我還可以做什麼？

其他個人效率與時間管理議題

• 設定個人與專業目標，並致力於達成
• 工作優先級排序
  • 如何判斷哪些任務需要執行？
  • 如何對這些活動進行優先排序？
• 由員工施加的時間壓力：是我的下屬和同事在為我工作，還是我在為他們工作……？
• 時間竊賊：除了這些，還有什麼在奪走我的時間？我能採取什麼措施？
  • 電子郵件
  • 電話通話
  • 未預期的中斷
  • 替代性活動：拖延……
  • 其他事項……
• 有效授權
• 果斷溝通：尋求妥協；學習有效地說「不」