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 課程時長 21 時間:

課程簡介

  • 第一日:共同基礎
    • Claude 目前的功能
      • 超越聊天機器人:聊天、專案、產出物 (Artifacts)、Cowork 及技能概覽
      • 限制、常見錯誤與人工審核
      • 與部門問卷答案的對照
      • 演練:每位參與者指出耗時最多的兩項任務。
    • 實際應用中的高品質提示詞 (Prompting)
      • 角色、任務、背景、範例與輸出格式
      • 透過迭代優化,而非重新開始
      • 為重複性任務建立模板
      • 演練:與 Claude 一起回覆自身信箱中的一封典型業務郵件。
    • 專案與自訂知識庫
      • 每個部門一個專案,包含價目表、型錄、模板與規則
      • 合理命名檔案並保持更新
      • 團隊共享與權限管理
      • 演練:使用三份真實文件建立部門專案,並提出五個測試問題。
    • 連接器與初步自動化
      • 連接 Outlook、OneDrive 或 SharePoint
      • 生成回覆草稿,而非自動發送
      • 團隊用 Cowork 及技能概覽
      • 演練:讓 Claude 整理信箱中的三封未讀郵件,並審核回覆草稿。
    • 成果:所有參與者能自信地使用 Claude,且每個團隊都擁有包含真實文件的部門專案。
  • 第二日:行政、財務與法務部門專項日
    • 合同與文件
      • 審查合同、與早期版本比較並標記變更
      • 從模板建立合同草稿(不替代法律建議)
      • 提取截止日期與義務清單
      • 演練:將合同草稿與早期版本進行比較,並生成變更清單。
    • 發票與收據
      • 清晰地從發票和收據中提取數據
      • 將發票與訂單及條款進行匹配
      • 將差異整理成清單以供審批
      • 演練:將五份收據轉入表格,並標記與訂單的差異。
    • 數據、概覽與流動性
      • 解釋並準備 Excel 分析
      • 從未結項目中準備流動性概覽
      • 檢查計算路徑並重新計算
      • 演練:從未結項目清單中按到期日建立概覽,並附簡短註釋。
    • 重複性的行政工作流程
      • 識別每週重複的工作流程
      • 為標準工作流程撰寫技能
      • 定義控制步驟
      • 演練:為部門的一個標準工作流程建立技能,並對兩個案例進行測試。
    • 成果:行政與財務部門各有一個使用 Claude 後運行更快的工作流程,並具備一項經過驗證的技能。
  • 第三日:採購、倉庫與客服部門專項日
    • 詢價與報價
      • 使用存檔價目表回答型錄及價格詢價
      • 撰寫品質一致的報價單及後續跟進
      • 準備含公式的 Excel 計算文件
      • 演練:使用型錄和價目表回答實際詢價,並檢查計算。
    • 倉庫、貨物接收與庫存
      • 從照片和送貨單記錄貨物接收
      • 核對庫存清單及進銷清單
      • 追蹤庫存中重複出現的錯誤源頭
      • 演練:核對兩份庫存清單,並生成差異清單。
    • 多語言客戶溝通
      • 以德語、英語及其他語言回覆
      • 透過部門專案確保語氣及技術術語的一致性
      • 準備會談筆記及通話準備
      • 演練:用兩種語言回答客戶詢價,並交叉檢查技術術語。
    • 使用案例矩陣與下一步驟
      • 按工作量與效益對收集到的點子進行排序
      • 團隊整體的 Cowork 及技能展望
      • 下一步驟的責任分配
      • 演練:共同為所有部門建立優先級使用案例矩陣。
    • 成果:每個部門至少有一個具體的工作流程,從即日起運行更快,且團隊清楚迈向自動化的下一步驟。

最低要求

  • Claude 帳戶(建議使用 Team 或 Enterprise 版本)、筆記型電腦、提前填寫的部門問卷(最關鍵的三個流程、現用工具、計劃中的變更)以及每個部門的匿名樣本文件。
  • 無需程式設計技能。

目標受眾

  • 中型企業中從初學者到進階用戶的行政、會計、法務、採購、倉庫及客服團隊。

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