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課程簡介

檔案編制與文件管理簡介

  • 檔案編制系統類型(字母順序、數字順序、主題、地理區域)
  • 不同系統的優勢與劣勢
  • 文件在組織中的角色
  • 法律與法規要求

建立有效的檔案編制系統

  • 評估組織需求
  • 選擇合適的檔案編制系統
  • 標準化檔案命名規範
  • 檔案櫃與存儲解決方案類型
  • 標籤與索引技術

活動記錄管理

  • 識別活動記錄
  • 活動記錄管理策略
  • 制定檔案計畫
  • 執行並維護檔案計畫

電子文件管理

  • 電子文件管理系統(EDMS)簡介
  • 數字檔案編制的益處
  • 文件掃描最佳實踐
  • 掃描文件的管理

記錄生命週期管理

  • 文件創建標準
  • 將記錄納入系統
  • 設定保留期限
  • 記錄保留的法律與法規合規性
  • 記錄的安全處置

安全性與機密性

  • 實體與電子記錄的安全協議
  • 訪問控制與用戶權限
  • 了解數據隱私法律與法規
  • 確保文件實踐的合規性

歸檔與保存

  • 記錄歸檔方法
  • 長期存儲解決方案
  • 實體記錄的保護技術
  • 確保電子記錄的長期可讀性

實施最佳實踐

  • 標準操作程序(SOP)
  • 文件流程的持續改進

最低要求

  • 無先修要求

目標學員

  • 辦公室經理
  • 行政助理
 7 小時

人數


每位參與者的報價

客戶評論 (3)

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